Nuovo Regolamento UE 261/2004: 9 mesi per la compensazione

Dal ritardo alla cancellazione, dalla coincidenza persa al voucher: le nuove regole toccano molti momenti del viaggio. Ecco cosa cambierà davvero per i passeggeri.

In questo articolo scopriremo:

Nuovo Regolamento UE 261/2004: quando cambiano le regole
9 mesi per la compensazione, 12 mesi per il rimborso delle spese
Ritardi, cancellazioni e coincidenze: cosa cambia per i passeggeri
Voucher, no-show, nome e bagaglio: le altre novità
Ritardo in pista: cosa prevede il nuovo regolamento

Il nuovo Regolamento UE 2026/2202, pubblicato ufficialmente il 2 ottobre 2026, introduce nuove regole sui diritti dei passeggeri aerei e, per la prima volta, stabilisce termini precisi per presentare le richieste alla compagnia.

La novità più importante riguarda la compensazione pecuniaria: 9 mesi dalla data effettiva di partenza indicata sul biglietto.

Per il rimborso delle spese sostenute e per far valere gli altri diritti previsti dalla nuova disciplina viene invece previsto un termine di 12 mesi, con una specifica possibilità di estensione collegata alla precedente richiesta di compensazione.

Ma non è tutto.

Il nuovo regolamento interviene anche su ritardi, cancellazioni, coincidenze perse, circostanze eccezionali, riprotezione, hotel, voucher, bagaglio a mano, correzione del nome e persino sui casi in cui il passeggero rimane fermo a bordo dell’aereo.

Ecco cosa cambierà davvero.

Nuovo Regolamento UE 261/2004: quando cambiano le regole

Prima di tutto, una data da segnare.

Il nuovo Regolamento (UE) 2026/2202 è stato adottato il 16 settembre 2026 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea il 2 ottobre 2026.

Entrerà formalmente in vigore il 22 ottobre 2026, ma le nuove disposizioni saranno applicabili dal 23 ottobre 2027.

Questo significa che non cambiano immediatamente le regole con cui oggi vengono gestiti ritardi, cancellazioni e richieste dei passeggeri.

Fino al 23 ottobre 2027 continuerà infatti ad applicarsi l’attuale quadro normativo.

Dal giorno successivo entrerà invece in gioco il nuovo sistema, molto più dettagliato nella definizione dei diritti del passeggero e degli obblighi delle compagnie aeree.

E tra le novità più rilevanti c’è proprio quella relativa alle scadenze.

Nove mesi per chiedere la compensazione

Il nuovo articolo 7 stabilisce che la richiesta della compensazione pecuniaria dovrà essere presentata entro 9 mesi dalla data effettiva di partenza indicata sul biglietto.

Quando ne ricorrono i presupposti, si tratta della compensazione di 250, 400 o 600 euro prevista dalla normativa europea.

È una novità importante perché il precedente Regolamento 261/2004 non indicava espressamente un termine uniforme a livello europeo per presentare questa richiesta.

Dal 23 ottobre 2027, invece, la scadenza sarà scritta direttamente nel regolamento.

E attenzione: questi nove mesi riguardano la richiesta della compensazione, non indistintamente qualsiasi somma che il passeggero può pretendere dalla compagnia.

Dodici mesi per il rimborso delle spese sostenute

Il nuovo regolamento introduce un termine distinto per le richieste relative agli altri diritti previsti dalla normativa, tra cui, nei casi previsti, il rimborso delle spese sostenute dal passeggero.

Pensiamo al passeggero che, a causa di una cancellazione o di un’interruzione del viaggio, abbia dovuto anticipare personalmente delle spese che avrebbero dovuto essere coperte dalla compagnia.

Un pernottamento.

Un pasto.

Un trasferimento.

Oppure, alle condizioni previste dalla nuova disciplina, un nuovo biglietto acquistato per poter proseguire il viaggio quando la compagnia non ha offerto una soluzione adeguata.

Per queste richieste il nuovo articolo 15-bis prevede un termine di 12 mesi dalla data in cui il volo è stato effettuato o avrebbe dovuto essere effettuato.

La normativa prevede inoltre che, se il passeggero ha già presentato una richiesta di compensazione, la richiesta relativa agli altri diritti possa essere presentata entro tre mesi dalla richiesta di compensazione, quando questo termine risulti successivo rispetto a quello ordinario.

La distinzione è quindi importante.

Compensazione e rimborso delle spese non sono la stessa cosa e non seguono necessariamente la stessa scadenza.

E la compagnia quanto tempo avrà per rispondere?

Anche sul fronte della risposta della compagnia arrivano tempi più precisi.

Quando riceverà una richiesta di compensazione, il vettore dovrà confermarne immediatamente la ricezione e, entro 30 giorni di calendario, dovrà pagare la somma oppure spiegare perché ritiene di non doverla corrispondere.

Se invece viene presentata una richiesta relativa agli altri diritti previsti dalla normativa, la compagnia dovrà confermarne la ricezione entro 7 giorni lavorativi e fornire una risposta motivata entro un mese.

Nei casi debitamente giustificati, la risposta potrà arrivare entro un periodo inferiore a due mesi.

Per il passeggero significa una cosa molto concreta: dal 2027 ci saranno tempi più chiari non soltanto per presentare una richiesta, ma anche per sapere quando aspettarsi una risposta.

Ritardi, cancellazioni e coincidenze: cosa cambia per i passeggeri

Le nuove scadenze sono soltanto una parte della riforma.

Il nuovo regolamento interviene infatti su alcune delle situazioni che più frequentemente mettono in difficoltà chi viaggia.

Una delle novità riguarda il ritardo all’arrivo.

La nuova normativa riconosce espressamente il diritto alla compensazione quando il passeggero raggiunge la destinazione finale con un ritardo superiore alle tre ore, nei casi previsti dal regolamento.

La compensazione resta collegata alla distanza del viaggio e può arrivare a 250, 400 o 600 euro, secondo le condizioni stabilite dalla normativa.

Viene inoltre disciplinato in modo più preciso il caso della coincidenza persa. Quando il viaggio è coperto da un unico contratto di trasporto, il vettore dovrà garantire le forme di assistenza e riprotezione previste dal nuovo regolamento.

Ma è soprattutto sulle circostanze eccezionali che arriva una delle modifiche più interessanti.

Quando una compagnia utilizza una circostanza eccezionale per negare la compensazione, non sarà sufficiente limitarsi a richiamare genericamente l’esistenza di un evento straordinario.

La compagnia dovrà indicare quale circostanza invoca, spiegare il nesso causale diretto tra quell’evento e il disservizio e dimostrare di avere adottato tutte le misure ragionevoli per evitarne o limitarne le conseguenze.

Il nuovo regolamento introduce inoltre una definizione più dettagliata delle circostanze eccezionali e un allegato con un elenco non esaustivo degli eventi che possono rientrare in questa categoria.

In altre parole, la motivazione dovrà essere molto più concreta.

E per il passeggero questo significa poter capire meglio perché la compagnia sta rifiutando la compensazione.

Un’altra novità particolarmente importante riguarda la riprotezione.

Se il passeggero vuole proseguire il viaggio e la compagnia non offre, entro tre ore, una soluzione a condizioni di trasporto comparabili, potrà organizzare autonomamente un’alternativa.

È il cosiddetto self-rerouting.

Non significa, naturalmente, poter scegliere qualsiasi volo senza limiti. Le spese dovranno essere necessarie, ragionevoli e appropriate.

Il nuovo regolamento stabilisce inoltre un tetto al rimborso: le spese potranno essere rimborsate fino a un massimo pari al 400% del prezzo complessivo del biglietto e degli eventuali diritti di intermediazione, secondo le condizioni previste dalla normativa.

È una modifica destinata ad avere conseguenze molto concrete soprattutto nei casi di cancellazione dell’ultimo minuto, quando aspettare una nuova soluzione proposta dalla compagnia può significare rimanere bloccati per ore o giorni.

Anche l’assistenza alberghiera viene modificata.

In caso di interruzione dovuta a una circostanza eccezionale che non sarebbe stato possibile evitare nemmeno adottando tutte le misure ragionevoli, il vettore potrà limitare l’assistenza alberghiera a tre pernottamenti.

La regola, però, non significa semplicemente che “dopo tre notti la compagnia non paga più l’hotel”: la possibilità di applicare il limite è legata alle precise condizioni previste dal regolamento e sono previste tutele specifiche per alcune categorie di passeggeri.

Voucher, no-show, nome e bagaglio: le altre novità

Il nuovo regolamento interviene anche su alcune situazioni apparentemente più piccole, ma che possono avere un impatto concreto sull’esperienza del passeggero.

Una riguarda i voucher.

La compagnia non potrà semplicemente sostituire il denaro spettante al passeggero con un buono da utilizzare in futuro.

L’accettazione del voucher dovrà avvenire attraverso un consenso esplicito su un supporto durevole.

La validità sarà normalmente di 12 mesi, con la possibilità di una sola ulteriore proroga, se espressamente concordata.

E se il voucher non viene utilizzato, o viene utilizzato soltanto in parte, il saldo residuo dovrà essere rimborsato automaticamente entro sette giorni di calendario dalla scadenza, nei casi previsti dalla normativa.

Cambia anche la questione del no-show.

Se il passeggero non utilizza la tratta di andata prevista nello stesso contratto di trasporto, la compagnia non potrà, per questo solo motivo, negargli l’imbarco sul volo di ritorno né applicare un importo aggiuntivo.

Una novità importante riguarda poi gli errori nel nome.

Se la richiesta viene presentata almeno 48 ore prima della partenza, il vettore dovrà correggere gratuitamente almeno una volta gli errori ortografici oppure aggiornare il nome in caso di modifica amministrativa.

L’errore non potrà inoltre essere utilizzato come motivo per negare l’imbarco quando ricorrono le condizioni previste dalla normativa.

Anche il bagaglio a mano viene interessato dalla nuova disciplina.

Il passeggero avrà diritto a portare gratuitamente a bordo un effetto personale che non superi 40 × 30 × 15 centimetri oppure che possa essere collocato sotto il sedile davanti al proprio.

Il bagaglio destinato alla cappelliera seguirà invece regole differenti e potrà essere soggetto a condizioni tariffarie.

Il nuovo regolamento interviene infine anche sulla carta d’imbarco: dopo aver effettuato il check-in online, il passeggero potrà chiedere gratuitamente la stampa della carta d’imbarco in aeroporto.

Ritardo in pista: cosa prevede il nuovo regolamento

C’è poi una situazione che chiunque abbia viaggiato in aereo conosce bene: l’aereo è fermo, le porte sono chiuse e nessuno sa quanto bisognerà aspettare.

Il nuovo regolamento introduce una disciplina specifica per il ritardo in pista.

Durante l’attesa, il vettore dovrà garantire, nel rispetto delle condizioni di sicurezza, una temperatura adeguata in cabina, l’accesso ai servizi igienici e acqua potabile.

E quando il ritardo in pista raggiunge le due ore, l’aeromobile dovrà dirigersi verso il gate o verso un’altra area idonea allo sbarco.

Lo sbarco potrà essere ulteriormente rinviato soltanto in presenza di specifiche ragioni legate alla sicurezza, all’immigrazione o al controllo del traffico aereo.

È un’altra dimostrazione di come il nuovo regolamento cerchi di intervenire non soltanto sul momento in cui il passeggero arriva a destinazione, ma sull’intera esperienza del disservizio.

La vera novità, però, è forse un’altra. Dal 23 ottobre 2027 sarà ancora più importante capire esattamente quale diritto si sta facendo valere e entro quale termine.

Per la compensazione pecuniaria ci saranno 9 mesi.

Per gli altri diritti previsti dalla nuova disciplina, compreso nei casi previsti il rimborso delle spese sostenute, ci saranno 12 mesi, con la specifica previsione dei tre mesi collegati alla precedente richiesta di compensazione.

Se il tuo volo viene cancellato, arriva con ore di ritardo o ti lascia a terra, c’è una domanda che viene spontanea: quanto tempo ho per chiedere quello che mi spetta?